KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Artemis Gençlik Derneği (“Dernek”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

Unvan	Artemis Gençlik Derneği
Adres	Atatürk Mahallesi, 1583 Sokak No: 18, Torbalı / İzmir
E-posta	[email protected]
Telefon	+90 553 788 62 35
İnternet sitesi	artemisgenclikdernegi.org
KEP adresi	[email protected]

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Derneğimizle kurduğunuz ilişkinin niteliğine göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilmektedir:

Kategori	Örnek veriler
Kimlik	Ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası (yalnızca üyelik için)
İletişim	E-posta adresi, telefon numarası, adres
Üyelik	Üyelik başvuru tarihi, üyelik durumu, üye numarası, aidat kayıtları
Gönüllülük	İlgi alanları, katılmak istenen ekip, müsaitlik durumu, deneyim bilgisi
Eğitim ve meslek	Öğrenim durumu, okul/bölüm, meslek (yalnızca beyan edildiğinde)
Görsel ve işitsel	Etkinliklerde çekilen fotoğraf ve video kayıtları
İşlem güvenliği	IP adresi, tarayıcı bilgisi, erişim kayıtları, çerez verileri
Talep ve şikâyet	İletişim formu üzerinden ilettiğiniz mesaj içerikleri

Özel nitelikli kişisel veriler (sağlık, din, felsefi inanç, dernek/sendika üyeliği vb.) kural olarak talep edilmez. Erişilebilirlik desteği gerektiren etkinliklerde sağlık durumunuza ilişkin bir bilgi paylaşmanız hâlinde, bu veri yalnızca açık rızanıza dayanılarak ve yalnızca ilgili etkinlik süresince işlenir.

Not: Derneğe üye olmanız hâlinde, “dernek üyeliği” bilgisi KVKK md. 6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. Bu veri, Dernekler mevzuatındaki defter tutma yükümlülüğü çerçevesinde işlenir.

3. İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Üyelik başvurularının değerlendirilmesi, üye kayıt defterinin tutulması ve üyelik süreçlerinin yürütülmesi
• Gönüllü başvurularının değerlendirilmesi ve gönüllü faaliyetlerinin organize edilmesi
• Atölye, eğitim, etkinlik ve projelere kayıt ve katılım süreçlerinin yürütülmesi
• Üye kartı düzenlenmesi ve anlaşmalı kuruluşlarda üyelik doğrulaması yapılması
• Talep, öneri ve şikâyetlerin karşılanması, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi
• Dernek faaliyetlerinin tanıtılması ve duyurulması
• Bağış süreçlerinin yürütülmesi ve muhasebe kayıtlarının tutulması
• Kurumsal iş birliği ve sponsorluk süreçlerinin yürütülmesi
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi verilmesi ile hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• İnternet sitesinin güvenliğinin sağlanması ve işlem güvenliğinin temini

4. İşlemenin Hukuki Sebepleri

Faaliyet	Hukuki sebep (KVKK md. 5)
Üyelik kayıt ve defter işlemleri	Kanunlarda açıkça öngörülmesi (md. 5/2-a); hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (md. 5/2-ç) — 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği
Gönüllü başvurusu	İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (md. 5/2-f)
Etkinlik kaydı ve katılım	Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c)
İletişim formu	Meşru menfaat (md. 5/2-f)
Bağış ve muhasebe kayıtları	Hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç)
E-bülten gönderimi	Açık rıza (md. 5/1)
Etkinlik fotoğrafı ve videosunun tanıtımda kullanılması	Açık rıza (md. 5/1)
Zorunlu olmayan çerezler	Açık rıza (md. 5/1)
İşlem güvenliği kayıtları	Hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç); meşru menfaat (md. 5/2-f)

Açık rızaya dayanan işlemelerde rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Geri alma, o ana kadar yapılmış işlemelerin hukuka uygunluğunu etkilemez.

5. Toplama Yöntemi

Kişisel verileriniz;

• artemisgenclikdernegi.org üzerindeki başvuru ve iletişim formları aracılığıyla,
• e-posta, telefon ve sosyal medya kanalları üzerinden,
• etkinlik ve atölyelerde doldurulan basılı katılım formları aracılığıyla,
• etkinliklerde yapılan fotoğraf ve video çekimleri yoluyla,
• internet sitemizi ziyaretiniz sırasında çerezler aracılığıyla

otomatik ve otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.

6. Aktarım

Kişisel verileriniz, yalnızca yukarıdaki amaçların gerektirdiği ölçüde ve KVKK md. 8'deki şartlara uygun olarak aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

Alıcı grubu	Aktarım amacı
Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (İçişleri Bakanlığı, Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü, mahkemeler, valilik/kaymakamlık)	Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Bağımsız denetçi ve mali müşavir	Muhasebe ve denetim yükümlülükleri
Sunucu ve altyapı hizmet sağlayıcıları	İnternet sitesinin ve veritabanının barındırılması
E-posta gönderim hizmet sağlayıcısı	Bildirim ve bilgilendirme e-postalarının iletilmesi
Anlaşmalı kuruluşlar	Yalnızca üyelik doğrulaması; ad-soyad ve üyelik geçerliliği dışında veri paylaşılmaz
Proje ortağı kurum ve kuruluşlar	Ortak yürütülen projelerde, yalnızca açık rızanızla

Kişisel verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz veya kiralanmaz.

7. Yurt Dışına Aktarım

Derneğin internet sitesi ve veritabanı Türkiye'de bulunan sunucularda barındırılmaktadır.

Sosyal medya hesaplarımız üzerinden kurduğunuz iletişim, ilgili platformun yurt dışındaki sunucularında işlenebilir. Bu aktarım, ilgili platformu kullanma tercihinizden kaynaklanır ve KVKK md. 9 kapsamında değerlendirilir. Derneğin kendi sistemlerinden yurt dışına aktarım yapılması gerekmesi hâlinde, KVKK md. 9'da öngörülen şartlar (yeterlilik kararı, standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları veya açık rıza) sağlanmadan aktarım yapılmaz.

8. Saklama Süreleri

Veri	Saklama süresi
Üyelik kayıtları ve dernek defterleri	Üyeliğin sona ermesinden itibaren 5 yıl (Dernekler Yönetmeliği md. 32)
Gönüllü başvuruları	Başvuru tarihinden itibaren 2 yıl
Etkinlik katılım kayıtları	Etkinlik tarihinden itibaren 2 yıl
İletişim formu mesajları	2 yıl
Muhasebe ve bağış kayıtları	10 yıl (Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu)
Etkinlik fotoğraf ve videoları	Açık rıza geri alınana kadar
E-bülten kaydı	Abonelikten çıkılana kadar
İşlem güvenliği ve erişim kayıtları	2 yıl

Süre dolduğunda kişisel verileriniz silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9. Haklarınız

KVKK md. 11 uyarınca Derneğimize başvurarak;

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
6. KVKK md. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (5) ve (6) kapsamında yapılan işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru Yöntemi

Haklarınızı kullanmak için taleplerinizi;

• Yazılı olarak Atatürk Mahallesi, 1583 Sokak No: 18, Torbalı / İzmir adresine ıslak imzalı dilekçeyle,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresiyle [email protected] adresine,
• Derneğimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizden [email protected] adresine

iletebilirsiniz.

Başvurunuzda adınız, soyadınız, imzanız (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numaranız, tebligata esas adresiniz, varsa e-posta ve telefon bilginiz ile talebinizin konusu yer almalıdır.

Talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Güncellemeler

Bu aydınlatma metni, mevzuat değişiklikleri veya dernek faaliyetlerindeki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır ve yukarıda “Son güncelleme” tarihi belirtilir.